签发机构《出生医学证明管理制度
(参考文本)
一、空白证件领发保管制度
(一)签发机构应明确《出生医学证明空白证件管理责任人，配备空白证件储存室和储存柜，实行专人、专柜、专室管理，确保空白证件不遗失、不损毁、不失盗。
(二)签发机构应于每年12月20日前，按本单位本年度接生的活产婴儿数加5%的损耗，将下年度的空白证件需要数量报告当地县级卫生行政部门及委托管理机构，临时需要增加计划时，应专题书面报告并详细说明原因。
(三)建立《出生医学证明空白证件管理台账，详细记录空白证件入库、出库、库存数量、号段和首发、补发、换发、废证数量，每个月月底对库存空白证件进行一次盘底，并核对空白证件编号。
(四)严格空白证件领发手续，空白证件入库、出库要有登记、签收、审核手续，详细记录入库、出库时间、出入库数量、起止编号和库存数量，经手人和审核人分别签字。
(五)所有签发人员均应经过县级以上卫生行政部门组织的培训，熟悉《出生医学证明管理法规、规章、规范，签发人员调整岗位必须做好交接，并报县级卫生行政部门及委托管理机构备案。
(六)签发机构撤销、合并，或注销、停止助产技术服务项目的，应于6个月后清理盘底未签发完的《出生医学证明空白证件，并上交县级卫生行政部门及委托管理机构。
二、《出生医学证明签发制度
(一)签发机构应设立《出生医学证明签发窗口，并在签发窗口公示《出生医学证明签发流程、需要提交的材料、签发责任人员、联系电话，方便群众办理《出生医学证明。
(二)签发机构在对孕妇进行产前保健和对待产孕妇进行产时保健过程中，应以书面的方式，向新生儿父母或监护人明确告知办理《出生医学证明必要性及办理流程、需要提交资料和注意事项。
(三)签发人员应指导新生儿父母或监护人填写《<出生医学证明>首次签发申请表，认真审查其提交的相关资料，发现疑问及时澄清，采取有效措施防止弄虚作假，确保信息真实、准确。
(四)采录、上传新生儿出生时间、性别、孕周、体重、身长等信息时，应严格依据产房或病房接生人员填写《新生儿出生医学记录，新生儿姓名及父母信息应严格依据并查对《<出生医学证明>首次签发申请表。
(五)《出生医学证明必须采用电脑打印机打印，一律不得手写《出生医学证明。
(六)证件打印后，应指导领证人反复核对《出生医学证明的所有信息，并要求领证人在《出生医学证明领发登记表上签名领取。
三、《出生医学证明专用章使用制度
(一)签发机构应安排专人分别负责《出生医学证明签发和盖印，实现证件签发与印章使用分开。
(二)《出生医学证明专用章应做到专人管理、专柜储存，杜绝私自用印、乱盖印章。
(三)《出生医学证明专用章只能用于《出生医学证明首次签发和换发，不得作为其他用途。
(四)《出生医学证明正页、副页和存根上分别加盖《出生医学证明专用章，使用红色印泥，清晰端正，不得涂抹，不得用其他印章代替或盖骑缝章，严禁在空白证件或其他纸张上盖章。
(五)设立印章使用登记簿，每次使用印章均应详细记录用印时间、新生儿及其母亲姓名、《出生医学证明编号、领证人姓名。
(六)使用印章时应认真审查打印的《出生医学证明信息与《新生儿出生医学记录和《<出生医学证明>首次签发申请表的信息一致。
(七)《出生医学证明印章使用人员岗位调整应进行岗前培训，并做好印章交接工作。
四、废证管理制度
(一)《出生医学证明废证是指在运输、储存、打印、发放过程中毁损、遗失的未签发的空白证件。签发机构应加强废证管理，严格控制废证率不超过1%。
(二)签发机构应设立废证登记簿，详细记录废证编号、作废原因、登记日期信息等，确保废证有据可查、有源可溯。
(三)作废的证件应在正页、副页和存根上分别加盖“废证”印章或书写“作废”字样，防止废证重新使用。
(四)所有废证均应将废证编号录入“湖南省《出生医学证明管理系统”，予以销号。
(五)所有废证均应按照“打印错误”、“遗失”和“其他原因”分类统计，并于每年年底前上报县级卫生行政部门及委托管理机构。
(六)换证后原《出生医学证明正页、副页应加盖“废证”印章或书写“作废”字样，与新证存根及相关换证资料一起存档，其他废证均应于每年年底上交县级卫生行政部门及委托管理机构，集中到市州销毁。
五、档案管理及保密制度
(一)签发机构是《出生医学证明相关档案资料管理归档的责任主体，应根据档案管理法规、规章的有关规定，负责对本单位产生的《出生医学证明档案资料进行归档管理。
(二)签发机构应确定《出生医学证明档案资料管理归档的责任人，设立《出生医学证明档案室、档案柜，配备档案夹、卷宗盒及档案归档工用具，做到防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防高温。
(三)首次签发《出生医学证明存档资料包括：(1)产房或病房接生人员填写的《新生儿出生医学记录;(2)新生儿父母或监护人签字的《<出生医学证明>首次签发申请表;(3)新生儿父母或监护人的居民身份证或护照复印件(含外籍人员护照翻译件)。其他应按规定提交的资料应归档的。
(四)换发《出生医学证明存档资料包括：(1)婴儿父母或监护人居民身份证或护照、户口本原件及复印件;(2)婴儿父母或监护人出具的《亲子关系声明;(3)原签发的《出生医学证明正页、副页原件。其他应按规定提交的资料应归档的。
(五)《出生医学证明归档资料按内容分为管理类资料和签发类资料，并按首次签发、换发分类归档，永久保存。
(六)签发机构及其工作人员对因管理、签发《出生医学证明而掌握的新生儿父母和监护人提供的个人信息，应予以保密，未经当事人书面同意，不得向第三方披露或泄露。
六、信息管理制度
(一)签发机构是《出生医学证明管理信息统计工作的责任主体，应确定信息管理责任人，负责相关工作的信息统计报告工作。
(二)签发机构应采用计算机联网管理，及时将《出生医学证明空白证件入库、出库、库存数量、号段和首发、补发、换发、废证数量及《出生医学证明签发信息录入、存储、上传至《出生医学证明管理信息系统。
(三)签发机构应于每年1月底前，将本单位上年度的《<出生医学证明>管理使用情况年度统计表报当地县级卫生行政部门或委托管理机构。
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